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秘书工作入门须知

发布时间:2022-11-16 文章来源:首页 〖在线投稿-分享您的作品〗

秘书工作入门须知

  秘书工作,在领导活动中的地位

  从属地位。秘书工作从属于领导活动。秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作,如上情下达,下情上报,汇总情况、协助管理事务等;秘书必须在领导的授意和指导下开展工作,不能越权或擅自行动。

  参谋地位。秘书要积极主动贯彻领导意图,为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺,当好参谋。

  秘书工作,在领导活动中的作用枢纽作用。秘书部门处于组织的中心位置,是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。 助手作用。秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有五个方面:文书处理——公文制发、文书资料处理;筛选文件;文字把关;事务处理;督促作用。 参谋作用。给领导当参谋是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋,往往被称为“智囊”。秘书工作的“智囊”作用主要表现在三个方面:提供依据,即向领导提供真实情况、可知材料、有关政策和法律的规定,作为领导决策和指导工作的依据;综合意见,即在领导作出重要决策和工作部署之前,将有关部门的意见、设想汇总起来,尽可能列成方案,陈述利弊,供领导酌定;出谋献策,即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。(秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用,但不是参与领导决策。) 辅助协调作用。协调是领导者在管理工作中的重要职责,而秘书部门则是辅助领导者进行协调的主要部门。 “不管部”作用。秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事,领导都可以安排给秘书部门去做。内容大致有四个方面:围绕中心工作产生的任务,这些任务常无专门业务部门管辖,需秘书部门配合完成;临时发生的突击任务,如本部门或下属单位发生的天灾人祸,与外单位发生的严重纠纷,或上级交办的临时紧急任务,也常由秘书部门去调查、办理;带全面性的任务或活动,如一个学校举办校庆活动,一个单位召开全系统会议等,也常由秘书部门承办;为领导服务的其他任务,如陪同领导深入基层或看望伤病员,代表领导参加某些活动等。 “窗口”作用。秘书部门是领导机关的“窗口”,与外界的联系,对外接待往往都首先要经过秘书部门,群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风与效率。

  秘书工作,在领导活动中的特点

  依附性。秘书工作是依附于领导活动而存在的。秘书是对领导负责、协助领导工作,为领导服务。依附性是秘书工作的一个本质特征。

  秘书在工作中要注意两点:一是“参与政务”而不越俎代庖,自作主张,强加于领导。只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况汇总及分析等。只能当参谋而不能参与决策;二是不能反客为主,随便插手、干扰和影响职能部门的工作。

  综合性。可从三方面看:从秘书工作的职能范围看,秘书并不承担某一职能部门的具体工作,而是承担着了解、联系、沟通各职能部门的任务,起着全局联络、整体协调的作用;从秘书人员的素质要求来看,秘书工作要求秘书人员具有丰富的学识、敏锐的判断力和快速应变的能力,较强的语言表达能力、公关能力等等,要求秘书人员有较强的综合素质。由此也可看出秘书工作具有综合性特点。

  服务性。秘书工作要做好“三服务”:为领导服务、为各部门服务、为人民服务。

  机密性。秘书和秘书部门处于机关单位的枢纽位置,每天直接与领导来往,接触大量机密,这使秘书工作具有机密性特点。

  政策性。秘书人员要辅助领导办理和各项事务(如文书处理、撰写文稿、接待来访等)中往往会涉及如何依照党和国家的政策、法律、法令贯彻执行的问题。

  秘书工作的五个特点是相互联系又相互区别的,其中反映秘书工作的本质特点是依附性,其他四个特性则是由此派生出来的。

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