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文秘人员防差错指南

发布时间:2023-03-01 文章来源:首页 〖在线投稿-分享您的作品〗

文秘人员防差错指南

  2019年新年伊始,我犯了一个非常低级的错误。当时,我负责草拟一份“领导批示誊清”,这类文稿字数不多,大概500字、一页纸左右,属于“字字千钧”稿(一般得到批示的部门会在本单位大会上首先宣读,以示主要领导对其工作的重视)。当我把初稿交到领导手中时,他突然绽出一个无奈的笑容。我正纳闷,只见他指着文稿上几个字说道:“你把‘三大攻坚战’写成‘三打攻坚战’了。三大攻坚战确实不好打,比‘三打白骨精’难多了。”

  文稿中的错别字,是证据确凿、不容辩驳的“罪状”。我瞬间觉得头皮发麻、脸如火烧。这么短的稿子、这么明显的错误,自己怎么就硬生生没看出来呢?

  “错别字真是防不胜防,”最近与一位朋友聊天,他也无奈道,“明明我翻来覆去看了好几遍,一个字一个字读的,觉得肯定没问题了,结果到了领导那儿,他只一眼,就发现了错误。你说你句子写得不通顺吧,顶多是能力问题。一旦出现错别字,在领导眼中就是态度问题了。”他最后感叹,辛辛苦苦熬几天,临门一脚踢呲花了,一个错别字打败了背后所有的艰辛。

  当然,打败艰辛的不只有错别字,还有很多“意料不到”的情形。工作多年,我本人犯过不少差错,陆陆续续也听到一些“典型案例”。虽然有时也以“孝顺媳妇打碗多”聊以自慰,但终究还是觉得颜面上挂不住。特别是随着年纪渐长,更觉得年轻人犯错是经验缺失、无心之过,中年人犯错,则是态度不端、工作敷衍,难辞其咎。

  下面的一些差错,有自己的,也有他人的。即便是他人的“过错”,我听到时也“心有余悸”,因为如果时空轮换,自己也很难保证一定不出错。

 错误种种 防不胜防

  (一)发错邮箱。随着干部队伍的年轻化,有些领导适应了无纸化办公。稿子拟好后,发到他内部邮箱就可以了。有一年写稿到凌晨3点多、终于大功告成,我长长出了一口气,顿觉释去重负,鼠标一点就把稿子发给领导了。结果第二天一早领导突然催稿,我一头雾水,慌忙去看邮箱时,才发现稿子竟糊里糊涂发给秘书长了。平日里给秘书长发邮件较多,一来二去顺手了,当时又困又饿又想回家的情况下,惯性操作导致了差错。

  (二)弄错版本。为什么说“一稿成”是文秘工作追求的最高境界?因为现实中“稿来稿去”是常态。特别是“政府工作报告”“经济工作会讲话”等大稿,至少要修改十遍以上。当然,有些袖珍短稿,比如换届时领导现实表现材料(又称“画像”),也需要翻来覆去地改。一篇稿子经过多人修改、多轮修改、短时间内多次修改,就很容易弄错版本。这时一定要标明日期、修改人、稿次等(可参见32. 怎样建立公文写作资料库),在呈阅领导时必须弄准最新稿。

  (三)前后重复。错别字是低级错误,前后重复是“字字都正确”的相对高级错误。美其名曰“领导再三强调”,实则是校对不细致、不系统的表现。稿子较长或多人分写再组合时,就容易出现“一说再说”的情形。这时如果在电脑上修改校对,上下翻阅会造成“视觉接续覆盖”、看不出来。对此,最原始方式其实最有效,那就是拉出纸质版,摆在眼前看,一张一张读。

  (四)字迹辨错。不同领导有不同的书写习惯。有些年纪稍大的领导喜欢写草书,若缺乏相关书法知识,就很难辨认出来。比如,看、有、即、在等,草书写法与我们平时简体字差别较大。有的领导喜欢用粗笔,写得快时很多笔画挤在一起,相互重叠、打架,甚至几笔简化成一笔,也很难辨认。当然,有时还会存在事情紧迫书写潦草的情形,这就更考验文秘人员的“识字”能力了。如果识不准,一定要多问几个人,特别是领导身边人,他们见得多、相对认得准。如果穷尽手段后还定不准,该问领导就要问领导了。当然,有时候即便自己认准了,也不要太自信,还要找同事再辨认一下,确保万无一失。有一次,我十分自信认定领导写的两个字是“落实”,因此修改后直接就呈阅了,结果发现是“营商”二字,弄得较为尴尬。

  (五)听漏要求。有时领导说了很多,一时记不全,写时就会遗漏要点。因此,听领导吩咐时,一般要多渠道备份。拿本子记的同时,录音笔、手机录音功能也要同步开启。之后,将几种记录方式对照完善,确保不漏点。具体操作中,一看领导电话打来,迅速开启手机录音;一听要去领导屋里讨论,赶快拿住录音笔。目前,微信语音通话还不支持录音功能,对此就需要借助其他方式辅助记录。

  (六)缺页少段。这是一个真实案例,时间大概是十年前。当时,全国某领域工作大会在我市召开,省委书记、省长同时出席,国家部委领导也来了不少。国家级大会在一地召开,是这个地方的荣耀和自豪,然而当时却出了一个大差错。会上,市委书记有一个10分钟的典型发言,他正介绍得起劲、与会者正听得带劲时,没想到他突然停顿了,在台上慌乱地翻稿子,过了好一会儿,才生硬地续了下去,然而明显有点文不对题。会后才得知,秘书送稿子时缺了一页。这样的自杀式错误是很难被领导原谅的,那个倒霉的秘书第二天就被换掉了。这件事已过去多年,每每想起都让人警醒、“惊悚”。我也犯过类似错误,送稿时将页码颠倒了,好在领导及时调整,不过事后我还是惊出了一身冷汗。

  心有杂念 身有不适神有所伤

  对于上述错误,很多人往往感叹,都是粗心打败了艰辛。我不太认同这个观点,从事文秘工作,如果“入行”之初,偶尔有粗心的情形外。适应工作节奏之后,很多同志都会变得非常谨慎。这时候再出错,往往有更深层次的原因。我觉得有以下几点。

  (一)心有杂念。写文章最怕分心,如果心有所扰,就很难写出精品。比如,家里孩子高烧不止,难免牵肠挂肚、坐卧不安,虽然故作镇定、面上平静如水,心里还是“波涛汹涌”。又如,夫妻吵架闹离婚,昨夜大打出手鸡飞狗跳、今早开启冷战白眼相加,这时候再让你安心写文章,谈何容易?别说出现错别字,估计连思路都会错乱。再如,提前给自己暗示8点之前务必“交稿”,多年不见的好友聚餐已经开始了、独缺自己,这时就难免慌张、乱中出错。

  (二)身有不适。困的时候、累的时候、饿的时候,最容易出错。这个规律也适用于发脾气,比如家庭发生鸡毛琐屑时,大抵是一方或困了、或累了、或饿了,这时你要明白,对方不是故意找茬,而是生理不适的外在正常表现。当然,生病的时候就更不用提了,如果不得不“带病工作”,更要谨慎三分,严防因“病眼昏花”错误频出。

  (三)神有所伤。酒后神衰,脑子迷糊,次日工作效率极低;头天熬夜,第二天混混沌沌,也容易忘事错事。有一年,我酒后晕到办公室加班,打开电炉加热器取暖,结果走时忘记关了。第二天一上班,满屋燥热,电炉丝烧得泛黑,险些酿成火灾,若不慎烧毁了涉密资料,“罪莫大焉”,后果不敢细想。

  编好清单 极限思维 强健身心

  将文秘工作比作“绣花”一点不为过,每一个字、每一词,甚至每一个标点符号,都需要斟酌再三、咬文嚼字。理论上讲,绣花活儿更适合女同志干。我曾见过一位从事文秘工作的女同志,至今印象深刻。那是一天凌晨2点多,我到市委办复印文件,只见一个女同志眼圈发黑、略显眼袋、头发稍乱,她眼睛紧盯电脑屏幕,手下噼里啪啦敲着键盘。键盘边上放着一包撕开的方便面,她就着窗外浓郁的夜色、神游于文稿撰写之中,边打字边顺手往嘴里送碎面。当时一见,倍加佩服,但又心有不忍。毕竟文字工作是智力活儿更是体力活儿,熬夜太多,单从体力上对女同志就是考验。因此,目前很多地方的文秘科室都是清一色“男人国”。男同志练绣花功夫,刚开始难免会扎到手,不过掌握了一些技巧后,就慢慢顺利多了。

  (一)编好遗憾清单。上学时老师会让我们准备一个错题本,工作后也要有一个错事录。件件记录,时时对照,常常警醒,养成习惯后,就能“不贰过”了。这种列遗憾清单的做法,有些像北宋赵概投豆自省,道理是相通的。

  (二)练就极限思维。给主要领导服务,没有最好,只有更好。不能有差不多思维,要确保穷尽手段、尽力而为。比如,如何避免缺页这种极端事件发生?稿子提前放在了领导位置上后,要再确认一下页码、顺序是否有错;领导拿稿之前,要紧盯放稿位置,确保无人替换或拿走;领导念稿时,要确保待在领导最近位置或最能被领导看到的位置,备好备用稿,以便有差错第一时间弥补。

  (三)最后再看一眼。在即将“交稿”之际,一定要迅速清空自己,按捺住完工的喜悦和激动,想象一下领导发现差错后的怒容和尴尬,镇定下来再核对一遍。辛苦了大半天,不差最后几分钟。反正写稿任务源源不断,一稿完工就意味着另一稿的开工。不如数量服从质量,干一件成一件。务必要记住:慢一点可能被称效率不高,错一分那可是态度不端了。

  (四)保持强健身心。文秘工作辛苦艰苦、摧残身体,因此更应该有养生意识,工作之余不应再无端酗酒、徒劳熬夜;更应该有健身意识,抽空就自发锻炼、储能蓄能。大家都想通过从事文秘实现“脱胎换骨”,但这样的“脱胎换骨”不单单是文字软实力的大幅提升,还包括身体这一硬实力的齐头并进。倘若忽视锻炼,“天降大任”之时只剩下病残之躯,那就得不偿失了。

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