文秘怎样建立公文写作资料库

文秘怎样建立公文写作资料库

  资料分为涉密资料和非涉密资料，这个界线一定要分清。在建资料库之前，务必学一下保密知识，不能糊里糊涂就“越线”了，那样“后果很严重”(大概10年前，我们隔壁单位一个女同志突然不上班了。我当时记得她身怀六甲、走路已不便利，以为她临近产期、回家生孩子了。后来才得知，她往某网站上传红头文件，涉嫌过失泄露国家秘密犯罪，被单位开除了。事情起因很简单，她看到网上共享文件可以获得高额积分，就“傻乎乎”地触犯了刑律)。

  守住了保密底线，我们就可以安心建资料库了。其实，涉密资料库和非涉密资料库只是储存的介质不同，建资料库的原则和方法基本相似。

  1.建好四梁八柱——搭框架。文秘资料最广泛最权威的来源之一就是报纸。输入“XX日报”，鼠标轻点，全国各地领导活动一览无余，特别是报纸头版，更是源源不断的“金库”。当然，“学习强国”、新华网、求是网、各地官方公众号等，也是取之不竭的“宝库”。对于上述途径得到的精品资料，一般有4种分类办法：

  ①按人分。如：

  01.省委书记

  02.省长

  03.市委书记

  04.市长

  资料一般摘取《人民日报》《X省日报》《X市日报》的新闻稿，按照时间或内容排列均可。这种分类好处之一就是便于搜索“谁说过什么话”“那句话是谁说的”。

  比如，写“在项目建设推进会上的讲话”，想了解市长关于项目都提出了哪些理念、开展了哪些活动，只要在“04.市长”这一栏中输入“项目”二字就行了。

  这种分类还有一个好处，即能提升预判能力。比如，省里召开了全省创新发展大会，那么就要敏锐预判到市里马上也要开了，要加快筹备、不能拖得太久。

  ②按工作分。一般参考最全面的综合性材料分类。在政府系统，就是政府工作报告。如：

  01. 经济运行

  02. 产业体系

  03. 投资消费

  04. 城市建设

  05. 乡村振兴

  06. 创新驱动

  07. 改革开放

  08. 生态环境

  09.民生保障

  10.安全稳定

  11.自身建设

  ③按稿件类型分。如：

  01. 政府工作报告

  02. 经济工作会

  03. 述职述廉述学报告

  04. 政府全会

  05. 致辞

  06. 培训、学习感受文章

  07. 要素保障

  08. 观摩调研座谈

  09. 双招双引

  10.企业家座谈

  这种分类可以根据工作需要，列出平时使用较多的文稿。比如，还可设立“工作总结”、“汇报”、“表态发言”等类型。有些工作虽然很重要，但是很少召开会议，就不必单列了。

  ④按对象分。文秘稿件就是与不同人讲话，有对上汇报工作的，有对内安排部署的，有对外拜访招商的，有对已剖析检查的。可以分为以下种类：

  01. 对上

  02. 对内

  03. 对外

  04. 对己

  当然，这只是“一级标题”，还需要细分为“二级标题”，比如：

  01. 政府工作报告

  001. 标题拟定

  002. 开头结尾

  003. 自身建设

  02. 经济工作会

  001. 形势分析

  002. 本地优势

  003. 指标论证

  05. 致辞

  001. 开工致辞

  002. 揭牌致辞

  003. 大会致辞

  07. 要素保障

  001. 人才

  002. 资金

  003. 土地

  004. 水电气暖运油

  又如：

  01. 对上

  001. 国家部委

  002. 省四大班子

  003. 省直厅局

  02. 对内

  001. 市委

  002. 市人大

  003. 市政协

  004. 县区部门

  03. 对外

  001. 兄弟地市

  002. 招商拜访

  003. 外出考察培训

  04. 对己

  001. 述职述廉述学

  002. 民生生活会

  003. 培训学习体会

  004. 以案促改剖析材料

  至于是否设立“三级标题”，大家可以根据需要决定。当然，“四级标题”就不必了，太多太细的话，可能记不住，也用不准，更不好找，就违背了建库的本意。

  2.如何运行和维护。有了“四梁八柱”，就要开始全面建设，往里面装“粮食”了。对于与文件夹名字一致的文稿，比如“ZG市政府工作报告”，可以直接归到“政府工作报告”一栏;又如“在全市招商引资会议上的讲话”，可以直接归到“改革开放”一栏。不过，要注意以下几点：

  ①一虾多吃。对一篇文稿，建议一稿多用，上述四类一一归入。比如，“在2023年第一季度项目建设观摩点评会议上的讲话”，按人分归入“市长”，按工作分归入“投资消费”，按类型分归入“观摩调研座谈”，按对象分归入“对内”。这样便于克服记忆片面缺失，比如只记得是市长讲的，或只记得是在一次观摩会上讲的，或只记得是有关项目的会议，归为4类“总有一款适合你”迅速找到目标文稿。

  ②大卸八块。有些综合性文稿，如果一股脑儿的放在文件夹里，明显是一种浪费。比如政府工作报告，这是一本包罗万象的百科全书，涵盖工作的方方面面，也是很多地方下功夫最深、最字斟句酌的文稿，其中能够吸收借鉴的地方太多太多。政府工作报告一般在2万字左右、文稿较长，如果不解剖一下、细细咀嚼，往往会看着很热闹，“但热闹是他们的，我什么也没有”得到。怎么办?“五马分尸”，将每个段落再一一分类。撰写年度政府工作报告时，各地往往是每人分一块去研究，要求吃透吃细吃出新意。这时候，需要针对某一块搜集大量材料。如果平时就搭建好了完善的资料库，届时会省去很大精力。

  ③择其精要。我上小学时，只有《语文》《数学》两本教科书，学校里鲜有其他图书，想要阅读一本课外书籍非常困难。当时，大家都把《语文》背得滚瓜烂熟。达到了什么境界呢?那时我们总是玩一个游戏，由一个同学负责提问“某一个句子在课本那一页”，另外一个同学来回答。现在，获取知识的途径太多了，大家每天接触的信息量比50年前的一年还多。这么多信息是无法做到“过目不忘”的。很多年轻同志可能有这样的感受，每天阅读了大量资料、废了很大功夫，但是下班时却觉得好像什么也没看过。为什么?看了很多无效的信息，而没有择其精要好好研究。在建库的时候，要学会将文稿“瘦身”，摘取关键段、关键句，其他的可以一概不管。

  3.建库禁忌。建库过程中有几个问题需要避免：①自己不建，照搬照抄他人库。大学时听教授讲课，有的同学不喜欢记笔记，等到下课时一窝蜂围着老师要课件。貌似得到了完整版讲课内容，实际上都“还给了老师”。建库也是一样，一看到别人有好东西，赶紧“复制”过来，看着热情高涨，其实是在做无用功。“建”的过程，通过对一篇文章的排版、瘦身、标红、划线、归类等，正是自己吸收精华、“高筑墙、广积粮”的过程。否则，有那么多搜索引擎，一“点”知天下，何必再劳神废思?②贪大图量，有“存得越多就懂得越多”的错觉。库不在大，关键在精。精从何来?用鲁迅先生在《拿来主义》中的话讲，就是“要运用脑髓，放出眼光，自己来拿!”建库不怕慢，就怕囫囵吞枣、成批量成批量地塞东西。人吃得太饱尚会“食积不化”，库也是如此。虚胖不是“富态”、 是一种病，这句话对于资料库亦然。③束之高阁，将“建”与“用”割裂开来。资料库不能止于“建”，“用”才是最终目的。因此，在入库某一文章前，要想想能用在哪些文稿撰写上;在写稿子前，也要有意识的思考一下库里有哪些资料可以参考。这样，入库前有定位，写稿前常“对照”，慢慢就可以把资料库用足用好用活。

  4.创造性转化。多写批注。为什么要批注?批注就是同作者思想、观点交流碰撞的过程，也是诞生新思想的过程。资料库其实是一本自己“一刷”过的大书，要不停地“二刷”“三刷”，将文章思想进一步创造性转化。

  比如，读了原苏州市委书记“在2020年苏州国际精英创业周暨首届‘苏州科学家日’活动开幕仪式上的讲话”中“聚焦人才来苏面临的房子、孩子、身子、面子、圈子等现实问题，真心实意、真招实举、真金白银，持续优化‘人到苏州才无忧’的创新创业生态，让人才心无旁骛干大事、专心致志干成事”这段话后，就要思考，本地召开人才大会时怎么写?

  思考后，可以在该文章下面写到：

  一是让人才满怀激情去干事。

  二是让人才施展才能干大事。

  三是让人才心无旁骛干成事。

  或者：

  真心实意感动人才。

  真招实举用好人才。

  真金白银优待人才。

  这样提前准备好，等到遇到写稿任务时信手拈来，特别是急稿临门可以“挥笔立就”，何必抓耳挠腮?